Q3.BCPでの安否確認はどうしたら良いか?

05.25

A3.

BCPでの安否確認方法を決めるにあたり3つのステップに分けて考えます。
1.BCPでの安否確認の目的を明確にする
2.自社に合った確認方法を選ぶ
3.BCPでの安否確認運用のルールを作る
それでは順番に考えていきましょう。

1.BCPでの安否確認の目的を明確にする
安否確認のルールが決められている会社は多くあると思いますが、社員さんは何のために安否確認をするのかしっかり伝わっていますでしょうか?これがしっかり伝わっていないと緊急事態発生時に安否状況が集まってきません。しっかり考えて社員さんに伝えましょう。
2.自社に合った確認方法を選ぶ
やり方としては ①社員が自発的にルールに従って安否を入れる。②民間の安否システムを導入して自動発信しネットで確認をする。③総務担当等が安否確認を促すメールや電話をして返信させる。
手段としては携帯メール、ネットの掲示板、171伝言ダイヤル、固定電話、携帯電話などです。それぞれ一長一短がありますので業態や社員数はもちろんですが複数事業所がある場合はどこにあるかを検討する必要があります。また、個人情報の取扱いになるので管理には気を付けなければなりません。1つの方法だけにとらわれずにメールがダメなら固定電話、固定電話がダメなら伝言ダイヤルと優先順位をつけ複数の方法を検討することが大切です。

【停電時でも使用できる電話】

停電用電話

 

 

 

 

 

3.BCPでの安否確認運用のルールを作る
①発動基準を明確にする ②誰に報告するか ③どの手段で報告するか ④何を報告するか ⑤定期的に確認(訓練)をする
また、地震発生の曜日や時間帯によって違うルールも必要でしょう。

緊急事態発生時には想定外の事が発生します。例えば携帯電話の番号が変わっている。携帯電話や携帯カードを持ち歩いていなかったので連絡ができなかった。システムが起動せず自動発信されなかった。停電でネットで確認がきなかった。等々
安否確認の方法で完璧なものはありません。また、いくら仕組みを作っても運用する側の意識が低ければ全く機能しません。定期的に訓練や見直しが必要です。そして何よりも「1.安否確認の目的を明確にする」そして社員さんとみんなで考えて作ることが一番大切だと思います。(BCPオフィス名古屋:谷内量)

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